SP&P 382 – Código de Conduta do Fornecedor

POLÍTICA E PROCEDIMENTO PADRÃO

Contato da política: VP de Fornecimento e Aquisições Globais
Data de vigência: 01/07/2011
Nº da revisão: 02 / Data da revisão: 05/10/2016

1.Nosso compromisso (Resumo da política)

A IPG entende que os fornecedores são entidades independentes, mas as práticas de negócios e ações de um fornecedor podem afetar significativamente e/ou refletir sobre nós, nossa reputação e nossas marcas, que são nossos ativos mais importantes. Devido a isso, a IPG e MullenLowe Brasil espera que todos os fornecedores e seus funcionários, agentes e subcontratados (seus representantes) sigam o Código de Conduta da empresa, enquanto estão fazendo negócios com e/ou em nome da emprsa. Todos os fornecedores devem educar seus representantes para garantir que entendem e respeitam o Código.

Periodicamente, o Código de Conduta é mantido em nosso site público no www.interpublic.com e brasil.mullenlowe.com,na medida do que for razoavelmente apropriado para as circunstâncias em que um fornecedor e os seus representantes estão envolvidos, ele é incorporado como referência para todos os efeitos.

2.Escopo

É essencial que os empregados do The Interpublic Group of Companies, Inc. (“IPG” ou MullenLowe Brasil denominado a “Empresa”) comportem-se em todos os momentos com integridade e em plena conformidade com a legislação e os regulamentos que regem nossas atividades de negócios globais. Para esse fim, a IPG estabeleceu um conjunto de padrões de práticas de negócio e conformidade regulamentar que constam em um Código de Conduta que se aplica a todos os funcionários, conselheiros e diretores da empresa. O Código de Conduta é uma extensão dos nossos valores e reflete nosso compromisso com as práticas comerciais éticas e conformidade normativa.

IPG e MullenLowe Brasil espera que seus fornecedores irão compartilhar e abraçar a letra e o espírito de nosso compromisso com a integridade. Por “fornecedor” entende-se qualquer empresa ou indivíduo que fornece um produto ou serviço para empresa ou, indiretamente, a qualquer um dos seus clientes.

3.Práticas de conformidade legal e regulamentar

Todos os fornecedores da empresa e seus representantes realizarão suas atividades de negócio em plena conformidade com a legislação e regulamentos aplicáveis em seus respectivos países enquanto realizam negócios com e/ou em nome da Empresa. Além de todas as obrigações específicas no âmbito do acordo do fornecedor para com a Empresa, todos os fornecedores devem, sem limitação:

  • Cumprir com as leis anticorrupção dos países em que fazem negócios, incluindooForeign Corrupt Practices Act (Lei de Práticas de Corrupção no Exterior) dosEstados Unidos, Anti-Bribery Act (Lei Antissuborno) do Reino Unido e Lei 12.846/2013 no Brasil e não fazer nenhum pagamento ilegal, seja direto ouindireto, nem promessas de pagamentos a funcionários do governo com a finalidade de induzir o indivíduo a abusar de sua posição para obter ou manter negócios.
  • Fazer negócios em plena conformidade com as leis antitruste e de concorrênciajusta que regem suas respectivas jurisdições.
  • Cumprir todas as leis e regulamentos ambientais aplicáveis sobre materiaisperigosos, emissões atmosféricas, resíduos e descargas de águas residuais,incluindo a fabricação, transporte, armazenagem, descarte e liberação de taismateriais no meio ambiente.
  • Cumprir todas as leis aplicáveis de proibição de escravidão, servidão ou uso detrabalho forçado ou compulsório e de tráfico de pessoas ou de mão de obra.
  • Ser honesto, direto e sincero nas discussões com os representantes da agênciareguladora e funcionários do governo.

4.Práticas comerciais

Os fornecedores da IPG e seus representantes devem efetuar suas interações e atividades comerciais com integridade e em conformidade com suas obrigações previstas nos acordos específicos com a Empresa. Além destas obrigações, todos os nossos fornecedores devem, sem limitação:

  • Registrar e relatar de maneira honesta e precisa todas as informações comerciaise cumprir com todas as leis aplicáveis em relação a sua conclusão e precisão.
  • Criar, manter e dispor de registros comerciais em plena conformidade com todosos requisitos legais e regulamentares aplicáveis.
  • Proteger e usar responsavelmente ambos os ativos físicos e intelectuais da IPG,tais como o patrimônio, dados e equipamentos quando autorizado pela Empresaa usar tais ativos.
  • Usar a tecnologia de informação e sistemas (incluindo e-mail) fornecidos pela IPGapenas para fins relacionados aos negócios autorizados da Empresa. A IPG proíbeestritamente que seus fornecedores e representantes usem os sistemas etecnologia fornecidos pela Empresa para criar, acessar, armazenar, imprimir,solicitar ou enviar qualquer material que seja intimidante, incômodo, ameaçador,abusivo, sexualmente explícito ou ofensivo ou inapropriado e/ou enviarcomunicados falsos, depreciativos ou mal-intencionados usando sistemas eativos de informações fornecidos pela Empresa.
  • Respeitar os direitos de propriedade intelectual da IPG e de terceiros, tais como,entre outros, direitos autorais, patentes, marcas registradas e sigilos comerciais.Usar o software, hardware e conteúdo somente de acordo com sua licençaassociada ou termos de uso.
  • Falar com a imprensa em nome da IPG somente se o fornecedor e/ourepresentante estiver expressamente autorizado por escrito por um dosprofissionais de comunicação da Empresa.
  • Usar o bom senso, discrição e moderação quando proporcionar presentes ouentretenimento aos funcionários da IPG. Ao fazê-lo, o fornecedor e/ou seusrepresentantes evitarão dar aos funcionários da Empresa presentes individuaisou uma combinação de regalias, e evitarão proporcionar qualquer tipo deentretenimento que violaria o Código de Conduta da IPG. Em nenhumacircunstância o fornecedor deve oferecer suborno, propina, arranjo de troca parabens ou serviços e/ou qualquer outro incentivo para um funcionário da Empresaa fim de obter ou manter negócios com a IPG.
  • Evitar a aparência de impropriedades ou impropriedades reais ou de conflitosde interesses. Os fornecedores ou seus representantes não devem lidardiretamente com nenhum funcionário da IPG cujo cônjuge, parceiro em uniãoestável ou outro membro da família ou parente mantenha um interessefinanceiro significativo na parte do fornecedor. Também está proibido lidardiretamente com um cônjuge, parceiro ou outro membro da família ou parenteque seja funcionário da IPG no curso da negociação do acordo do fornecedorou durante o cumprimento das obrigações do fornecedor.
  • Não usar informações privilegiadas sobre a IPG (insider trading) para a compraou venda de ações da Empresa se essas informações não estiverem disponíveispara o público investidor, de modo que possa influenciar a decisão de uminvestidor em comprar ou vender ações.
  • Manter seguro e fornecer provas de tal seguro, conforme solicitado, com aspolíticas e nos níveis exigidos pela Empresa.

5.Práticas trabalhistas

A IPG espera que seus fornecedores compartilhem seu compromisso com os direitos humanos e a igualdade de oportunidades no mercado de trabalho. Os fornecedores da IPG devem seguir práticas trabalhistas em plena conformidade com todas as leis e os regulamentos aplicáveis e devem, entre outras questões:

  • Cooperar com o compromisso da IPG para ter uma força de trabalho que nãosofra perseguição nem discriminação ilícita. Embora reconheçamos erespeitemos as diferenças culturais, acreditamos que empresas fornecedoras nãodeveriam fazer discriminação na contratação, compensação, acesso atreinamento, promoção, rescisão ou aposentadoria com base em raça, casta,nacionalidade, religião, idade, deficiência, sexo, estado civil, orientação sexual,sindicalização, filiação política ou qualquer outra categoria protegida porlegislação aplicável.
  • Fornecer um ambiente de trabalho seguro e saudável e em total conformidadecom todas as leis aplicáveis de segurança e saúde, regulamentos e práticas.Devem-se tomar medidas adequadas para minimizar as causas de perigosinerentes ao ambiente de trabalho. Enquanto estiverem em uma instalação daIPG, seja de sua propriedade, alugada ou gerida por ela , os fornecedores devemrespeitar todas as regras e regulamentos relativos ao funcionamento dainstalação e a interação com outros indivíduos com acesso à propriedade sejamda IPG, seus clientes, ou de outros fornecedores, funcionários ou convidados.
  • Proibir o uso, posse, distribuição e venda de drogas ilegais em uma instalaçãoda IPG, seja de sua propriedade, alugada ou gerida por ela.
  • Usar apenas trabalho realizado de bom grado. Está proibido recorrer a trabalhoforçado, seja sob a forma de trabalho escravo, servidão forçada, trabalho emprisão ou qualquer outro tipo de comportamento que constitua escravidão ouservidão por um fornecedor da empresa ou de seus subcontratados, bem comoenvolver-se ou usar o tráfico de pessoas ou de trabalho por parte de umfornecedor da empresa ou de seus subcontratados.
  • Os trabalhadores não devem ser obrigados a efetuar “depósitos” ou deixar seusdocumentos de identidade com seu empregador e estão livres para deixar seuempregador após aviso razoável sem penalidade.
  • Cumprir todas as exigências e leis locais de idade mínima de trabalho e nãorecorrer ao trabalho infantil. Os funcionários não terão menos que a idademínima legal de trabalho da respectiva região ou não devem ter menos de 16anos de idade (o que for maior). Apoiamos apenas o desenvolvimento deprogramas de estágio legítimos para o benefício educativo de jovens no local detrabalho e não faremos negócios com aqueles que abusam de tais sistemas.
  • Não utilizar disciplina ou abuso físico no trabalho. O abuso ou disciplina física, aameaça de abuso físico, sexual ou outro assédio e abuso verbal ou outras formasde intimidação são proibidas.
  • Pagar salários dignos para se viver em condições humanas. Todos ostrabalhadores receberão informações escritas claras sobre sua condição deemprego em relação a salários antes de assinarem o contrato de trabalho esempre que necessário durante todo a duração do contrato. Não são permitidasdeduções salariais como medida disciplinar, nem serão permitidas deduçõessalariais não previstas pela legislação nacional sem a autorização expressa dotrabalhador. Todas as medidas disciplinares devem ser registradas. Os salários ebenefícios pagos por uma semana padrão de trabalho atingem, no mínimo, asnormas jurídicas nacionais.
  • Não exigir que os funcionários trabalhem mais do que o número máximo dehoras diárias, definido por lei local. Certifique-se de que a hora extra é paga emconformidade com as leis e regulamentos locais.
  • Manter registros de funcionários, em conformidade com os regulamentos locaise nacionais.

6.Sustentabilidade

A IPG espera que seus fornecedores compartilhem a mesma responsabilidade social de ampliar os negócios de forma sustentável. Na IPG, acreditamos que a gestão ambiental e o desenvolvimento de negócios locais são de extrema importância, e estamos sempre em busca de novos meios de realizar nossas responsabilidades para com o meio ambiente.

  • Adotar uma política que respeite o meio ambiente e compartilhar nossocompromisso com a sustentabilidade. Cumprir com todas as leis e regulamentosambientais aplicáveis.

7.Práticas de diversidade dos fornecedores

A IPG espera que seus fornecedores compartilhem seu compromisso com a diversidade. Os fornecedores da IPG devem implementar programas de diversidade que ofereçam oportunidades para colaboradoras mulheres e que pertençam a minorias.

  • Cooperar com o compromisso da IPG de incentivar e reconhecer as joint-venturese subcontratar trabalho entre fornecedores principais e fornecedores quepertençam a grupos minoritários e que sejam mulheres.

8.Conformidade com o Código de Conduta da IPG

É de responsabilidade do fornecedor para garantir que seus representantes compreendam e respeitem o Código de Conduta da IPG e informar seu contato da IPG (ou um membro da gerência da Empresa) se ocorre qualquer situação em que o fornecedor infrinja o código estabelecido neste documento. Espera-se que os fornecedores da IPG monitorem o cumprimento deste Código de Conduta de maneira autônoma. Além de qualquer outro direito que a IPG possa ter segundo seu acordo com ofornecedor, a IPG pode solicitar o desligamento imediato de qualquer representanteque se comporte de uma forma que seja ilegal ou incompatível com este Código ou com qualquer política da Empresa. A IPG retém, a seu exclusivo critério, o direito de auditar os fornecedores.

9.Relatar comportamentos questionáveis oupossíveis violações

  • Se você deseja relatar um comportamento questionável ou uma possível violação deste Código de Conduta do Fornecedor, a IPG conta com diversos recursos disponíveis para ajudá-lo. Incentivamos você a trabalhar com seu principal contato na Empresa para a resolução de uma preocupação relativa a uma prática de negócios ou conformidade normativa. No entanto, a IPG reconhece que pode haver momentos quando isto não seja possível ou apropriado. Em tais casos, entre em contato com alguma das seguintes opções:
  • IPG e MullenLowe Alertline em: 1-800-828-0896 (Estados Unidos)e disque 0800-890-0288 código de acesso 800-828-0896 para falar em Português.A Alertline é mantida por um provedor de serviços independente, está disponível a todas as horas, todos os dias, e tem representantes que falam todas as principais línguas. As informações relatadas para a Alertline são enviadas para o Departamento Jurídico e de Risco para maiores investigações.
  • Envie uma carta ao Compliance Brasil no seguinte endereço: Rua Gomes de Carvalho, 1.195 – 5º andar São Paulo – SP – CEP 04547-004.A IPG e MullenLowe Brasil não tolerará nenhum tipo de vingança ou represália contraninguém que, de boa-fé, tenha procurado conselhos ou relatado um comportamento questionável ou uma possível violação.